Foto: Kilian Seiler / Unsplash.
Kulturhus får betydelig støtte til å digitalisere og automatisere sine virksomheter
Støren Kulturhus i Trøndelag og Brygga Kultursal i Halden søkte begge om midler fra Kulturrådets «Utviklingsprogram for kulturinstitusjoner» som ble lagt ut tidligere i år.
1. september bevilget Kulturrådet begge prosjektene totalt 800.000 kroner. Siden prosjektene var såpass like i innhold, ble de slått sammen til et stort prosjekt.
Prosjektet tar for seg automatiserende og effektiviserende digitale verktøy som skal forenkle hverdagen på tvers av mange plattformer, og med begrenset behov for personalressurser. Oppstarten for prosjektet blir i løpet av høsten.
Digital effektivisering
Digital Asset Management er et sett prosesser som man gjennomfører for å oppnå effektivisering. Prosessene er innholdsskaping, klarering av opphavsrett, arkivering og gjenfinning, innholdsspredning og administrasjon.
Disse løse trådene burde kunne samles til én stor felles plattform som alle kan benytte
Leder for Brygga kultursal i Halden, Martin Gundersen, forteller at slike digitaliseringsprosjekter også er overførbare til andre bransjer. Brygga kultursal er et av de to kulturhusene som setter i gang et slikt prosjekt i høst, i samarbeid med teknologiselskapet Lily AS.
– Gjennom de årene jeg har jobbet i kulturbransjen har jeg sett at det er deler av prosessen som har forbedringspotensial. Kulturhus, management, agentbyråer, pr-byråer, plateselskaper og andre aktører gjør alle sine ting på ulike måter. Jeg har tenkt lenge på at alle disse løse trådene burde kunne samles til én stor felles plattform som alle kan benytte – for eksempel med en innloggingsløsning, med et felles mappesystem eller lignende, forklarer han.
Leder for Brygga kultursal i Halden, Martin Gundersen. Foto: Ellen Midtfjeld / Kandusi.no.
En slik felles plattform er en av to prosesser som Brygga kultursal skal gjennomføre. Den andre handler om automatisering av nyhetsbrevet til kundene. Det skal gå direkte fra samarbeidspartner Ticketmaster og nettsiden. Prosjektet gjelder alle former for materiell innen arrangementsvirksomheten, som pressemeldinger, biografier, markedsmateriell og annet der systemet vil tilpasse den enkeltes behov.
– Det blir behov for menneskelige ressurser i begynnelsen, for å få dette til. Det må gjøres et grundig arbeid. Men etter hvert vil det gå stadig lettere og frigjøre tid til å utføre andre arbeidsoppgaver.
Heller ikke en løsning med en felles plattform blir bedre enn informasjonen den blir matet med.
– Etter hvert som den fylles med informasjon og ressurser, vil den frigjøre arbeid for alle som har behov for den. Men det må gjøres et grundig arbeid, sier han.
Kunstig intelligens
Ifølge Gundersen kan kunstig intelligens bli et enda viktigere verktøy for kulturbransjen fremover.
– Kunstig intelligens har jo snart kommet til det punktet at den vet mer om oss enn vi gjør selv, smiler han, og legger til at algoritmene bidrar til å spisse kommunikasjonen til enkeltpersoner. Det er viktig med en felles ressurs som kan hjelpe ulike aktører innen kulturbransjen, mener han.
Gundersen eksemplifiserer én av fordelene med en felles digital ressurs for ulike aktører innen bransjen:
– Når en profesjonell fotograf har tatt bilder, kan råfilene lastes opp i en «pool». For aktørene som har tilgang, vil prosessen effektiviseres ved at råfilen kan hentes og benyttes etter ulike behov. Dette kan også være nyttig for amatørkulturutøvere. En algoritme i «poolen» kan tolke behovene og gi personen som søker bildet det som trengs.
Gundersen presiserer at de skal gå sakte, men sikkert fremover og forsikre seg om at løsningene fungerer. Så er det meningen at verktøyet skal kunne utvikles videre.
– Det er veldig interessant å være en del av denne prosessen, som kan bli et stort prosjekt. Det støtter Kulturrådet oss i. De følger prosjektet tett, sier han.
– Det er mange positive sider ved digital effektivisering, men ser du også utfordringer – hva med personvern, for eksempel?
– Personvernet vil bli ivaretatt. Den mest aktuelle problemstillingen ville eventuelt oppstått med nyhetsbrevet vårt, som skal automatiseres. Vi har Ticketmaster som samarbeidspartner for billettsalg. Kundene våre som er registrerte der vil måtte krysse av for «godtatt» før de får tilsendt noe fra oss. Vi vil aldri bryte GDPR-reglene, påpeker Gundersen.
Grunnlegger av Lily AS, Claus Lorentzen. Foto: Lily AS.
Han ser ikke på personvern som noen utfordring i denne sammenhengen, og velger heller å se på hvilke muligheter som kan utnyttes i årene fremover.
– Video, strømming og digitale møter tok et kvantesprang under pandemien. Utnytting av de tilgjengelige digitale ressursene har tatt av. Tiden vi sparer på dette prosjektet skal brukes på andre oppgaver. Vi ser for oss at vi skal få mer gjort på kortere tid, og at vi får mer tid til å forvalte kulturen. På min arbeidsplass er det meg og fire teknikere. Jeg har ikke noe team som kan jobbe med markedsføring. Sånn er det på mange kulturhus, forklarer han.
Fullstendig automatisering
Claus Lorentzen er grunnlegger av teknologiselskapet Lily AS. De skal bistå Brygga kultursal og Støren kulturhus med automatiseringen og effektiviseringsprosessen. Den digitale plattformen som Lily har utviklet benyttes av 40 kunder innen liveunderholdning i dag. Ambisjonen er at kundene skal kunne oppnå fullstendig automatisering innen flere viktige områder for markedsføring og kommunikasjon, forteller Lorentzen:
– Støren kulturhus og Brygga kultursal er ikke blant de største kulturhusene, men de har noen kvaliteter som gjør dette samarbeidet spennende: De er opptatt av å ta i bruk ny teknologi, sier han.
Visjonen i prosjektet handler om å frigjøre mest mulig tid for kundene til å gjøre andre ting enn å drive med markedsføring og kommunikasjon.
– Vi ser at mengden av events og aktiviteter hos våre kunder er overveldende, noe som gjør at de som jobber med markedsføring ikke har tid til å gjøre mye av kommunikasjonen som vi vet har en veldig positiv effekt.
Slik ser Lily ut på skjermen. Foto: Skjermdump fra Lily AS.
Med den nye løsningen skal kundene i fremtiden slippe å sende ut nyhetsbrev. Alt fra design og tekstforfatting til faktisk utsendelse skal Lily løse helt automatisk.
– Et annet område der Lily allerede bidrar for våre kunder er kommunikasjon på e-post / sms i forkant eller etterkant av en konsert eller et event. Lily sender ut informasjon til billettkjøper, tidspunkt for forestillingen, praktisk informasjon, bordbestilling i restaurant eller annen informasjon. Og dette går automatisk basert på det intervallet man ønsker. Det er viktig å presisere at Lily kan sende ut ulik informasjon basert på lokasjon, type event (konsert, teater etc) om det er en barneforestilling eller helt andre parametre.
Lorentzen påpeker at det for mange kan virke litt skremmende å outsource noe så viktig som markedsføring og kommunikasjon til en algoritme. Derfor er det viktig for ham å si at de ansatte hos Lily sørger for at alt går som det skal.
– Det er også designere som setter opp maler og alt som skal være på plass for å kunne drive effektiv automatisert markedsføring, sier Lorentzen.
Systematiseringen av ressurser er et gode for kulturaktørene, påpeker han, og påpeker også viktigheten av fellesressurser:
– Management, artister og andre aktører blir for eksempel ofte misfornøyd med bilder som blir tatt, som de hadde planlagt å bruke. De har behov for ulike typer bilder i forskjellige medier. Vi lager et system, der bildene blir lastet opp, og der kulturhusene, management og andre aktører kan gå inn og hente det de trenger. I dag kan kulturhusene komme i gang raskt, men mangler kanskje de gode bildene, utdyper han.
Les mer om Kulturrådets Utviklingsprogram for kulturinstitusjoner her.